Turvallisuus ei ole vain pelastussuunnitelmia tai poikkeustilanteita – se on ennen kaikkea jokapäiväisiä valintoja ja toimintaa.
Kun ohjeet ovat hajallaan eri järjestelmissä, arjen turvallisuustoiminta pirstoutuu: työntekijät eivät aina tiedä, mitä heiltä odotetaan, ja kokonaiskuva turvallisuuden tilasta hämärtyy.
Hajanaiset ohjeet vaikeuttavat sitä, että:
Kun ohjeistus on koottu yhteen, jäsennelty käyttäjäryhmittäin ja helposti saatavilla kaikille,
turvallisuus ei jää yksittäisten asiantuntijoiden varaan – vaan siitä tulee yhteinen toimintatapa.
Notecrow tekee tämän näkyväksi: koko organisaation turvallisuustieto samassa paikassa, selkeästi, ajantasaisesti ja aina mukana arjessa.
Ohjeiden tulee olla käytettävissä myös silloin kun intra ei ole.
Moni turvallisuusvastuullinen voi kuvitella olevan riitävää, kun ohjeet on sijoitetu intraan tai SharePointin / TEAMis kansioihin.
Todellisuudessa tämä on vasta ensimmäinen askel: ohjeet jäävät helposti piiloon kansioiden syövereihin, käyttäjät eivät löydä niitä kriittisellä hetkellä ja pahimmillaan koko järjestelmä voi olla poissa käytöstä juuri silloin, kun tietoa tarvittaisiin nopeasti.
Saavutettavuus: Kaikilla käyttäjällä ei ole välttämättä ole pääsyä intraan tai kaikilla ei ole käytettävissä omaa tietokonetta, jolloin yhteiskoneiden käyttäjät joutuvat aina erikseen kirjautumaan, ennen kuin pääsevät etsimään ohjeita.
Saavutettavuus: Kaikilla käyttäjällä ei ole välttämättä ole pääsyä intraan tai kaikilla ei ole käytettävissä omaa tietokonetta, jolloin yhteiskoneiden käyttäjät joutuvat aina erikseen kirjautumaan, ennen kuin pääsevät etsimään ohjeita.
Saavutettavuus: Kaikilla käyttäjällä ei ole välttämättä ole pääsyä intraan tai kaikilla ei ole käytettävissä omaa tietokonetta, jolloin yhteiskoneiden käyttäjät joutuvat aina erikseen kirjautumaan, ennen kuin pääsevät etsimään ohjeita.
Hitaus ja hajanaisuus: Kirjautuminen ja ohjeiden verkosta etsiminen voi olla työlästä ja hidasta.
Sisältö on monimuotoista: ohjeistus ei ole vain tekstiä, vaan siihen kuuluu kuvia, videoita, ilmoitus- ja tarkastuslomakkeita. Nämä jäävät helposti piiloon kansiorakenteisiin tai eivät toimi luontevasti eri päätelaitteilla.
Ei mobiiliystävällistä käyttöä: turvallisuustilanteissa toimitaan usein liikkeessä, jolloin ohjeen pitää aueta yhdellä painalluksella ja toimia saumattomasti puhelimessa.
Roolikohtainen kohdennus puuttuu: intrassa ohjeistus on usein yleisluontoista. Turvallisuudessa taas jokaisella käyttäjäryhmällä – johdolla, henkilöstöllä, opiskelijoilla, vierailijoilla – on oma vastuunsa ja tarvitsemansa tieto.
Unohtuu arjessa: jos ohjeet ovat piilossa kansion syövereissä, niitä ei hyödynnetä arjen pienemmissäkään tilanteissa, jolloin ne eivät tue turvallisuuskulttuurin juurtumista.
Turvallisuusohjeistuksen todellinen vahvuus syntyy siitä, että kokonaisuus – tekstit, kuvat, videot, lomakkeet – on aina helposti saatavilla, ajantasainen ja kohdennettu käyttäjän tarpeen mukaan.
Mikä tekee Notecrow-palvelusta ainutlaatuisen:
